定职院（定西市）资产经营有限公司

公文管理办法（试行）

第一章  总则

第一条 为规范定职院（定西市）资产经营有限公司（以下简称“公司”）的公文处理工作，提高公文处理效率和质量，推进公文处理工作的科学化、制度化、规范化，确保公司政令畅通、运转高效，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法所称公文，是公司在经营管理、业务往来、沟通协调、记录备查等过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是公司实施领导、履行职能、处理公务的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 公司综合办公室是公文处理工作的管理机构，负责公司公文处理工作的业务指导、督促检查和日常管理，并负责公司层面公文的收发、审核、用印、归档等工作。公司各部门应指定专人负责本部门的公文处理工作。

第六条 公司各级负责人应当高度重视公文处理工作，带头遵守本办法，加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第二章  公文种类

第七条 公司常用公文种类主要包括：

（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告：适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。

（七）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。

（九）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

（十）批复：适用于答复下级单位的请示事项。

（十一）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

第九条 公司公文格式参照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）执行，并结合公司企业实际进行适当调整。公司综合办公室可制定具体的公文格式细则或模板。

第十条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章  行文规则

第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。严格控制公文数量和篇幅。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

（一）向上级单位（如定西市有关部门、定西职业技术学院等）行文，原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送其他相关上级单位和同级单位。

（二）公司内部，各部门、各子公司等向公司请示、报告工作，应以部门（单位）名义行文。

（三）公司各部门在各自职权范围内，可以互相行文，可以向各子公司行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向各子公司正式发布指令性公文或提出指令性要求。需由公司安排部署的工作，应以公司名义行文。

（四）公司各子公司之间、子公司与公司无隶属关系的部门之间，根据工作需要可以互相行文（一般用“函”）。

第十三条 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十四条 涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间应先行协商一致。经协商仍不能取得一致意见的，可以报请公司领导协调或裁定，并提出倾向性意见。未经协商一致或未经领导裁定，不得各自向下行文。

第五章  发文办理

第十五条 发文办理主要程序包括：起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发。

第十六条 起草。公文起草由主办部门负责。起草公文应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，符合上级单位及公司的决策部署。

（二）完整准确体现发文意图，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（三）文种正确，格式规范。

（四）深入调查研究，充分论证评估，广泛听取意见。

（五）涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门必须主动与相关部门协商，取得一致意见后方可行文。

第十七条 审核。以公司名义制发的公文，在送负责人签发前，应当由综合办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）密级、保密期限、紧急程度等标注是否恰当。

（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

文稿如需作实质性修改，应当提出具体意见，退回起草部门修改。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第十八条 签发。公文应当经本部门负责人审批签发。重要公文和上行文由公司主要负责人或主持工作的负责人签发。联合发文由所有联署单位的主要负责人或授权负责人会签。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。以部门（单位）名义制发的公文，由部门（单位）负责人签发。

第十九条 复核、登记、印制、核发。公文正式印制前，文秘部门或拟稿部门应当进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核无误的公文，由综合办公室或指定部门进行统一登记、编号、确定印发范围，并安排印制、用印、分发。涉密公文应在符合保密要求的场所印制。

第六章  收文办理

第二十条 收文办理主要程序包括：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。

第二十一条 公司外来公文（包括电子公文）统一由综合办公室签收、登记。各部门直接收到的外来公文，应交综合办公室统一处理。收文登记应准确记录公文的标题、密级、文号、来文单位、收文日期、份数、办理情况等。

第二十二条 初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应由本公司办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

第二十三条 承办。对经初审符合规定的公文，综合办公室应及时提出拟办意见，报请公司负责人批示后，按批示意见交有关部门办理。紧急公文应明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

第二十四条 传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。传阅应严格履行登记手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。涉密公文传阅应符合保密要求。

第二十五条 催办。综合办公室或公文主办部门应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责跟踪催办。

第二十六条 答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第七章  公文归档与管理

第二十七条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和公司档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关单位保存复制件或其他形式的公文副本。公司领导或其他部门（单位）承办人暂存的公文，应按规定及时交还文秘部门或档案部门。

第二十八条 归档范围内的公文应当确定密级和保管期限，并按照国家保密法规和公司保密制度进行管理。涉及商业秘密的公文，应按公司商业秘密保护规定处理。

第二十九条 不具备归档和保存价值的公文，经鉴定并履行审批手续后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十条 公司工作人员离职、离岗时，所在部门应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章  电子公文管理

第三十一条 电子公文处理应当符合公司信息化建设和网络安全管理的总体要求，确保电子公文的安全、准确、高效流转。

第三十二条 公司鼓励推行无纸化办公。具有规范格式和法定效力的电子公文，与纸质公文具有同等效力。公司应建立电子公文管理制度，对电子公文的生成、办理、归档等进行规范。

第三十三条 电子公文处理系统应当具备完善的权限管理、流程控制、操作留痕、安全防护等功能。涉密电子公文的管理必须严格执行国家有关保密法律法规。

第九章  附则

第三十四条 本办法由综合办公室负责解释。

第三十五条 本办法自印发之日起施行。